¿Que hacer en caso de desastre?

abril 16, 2007 § Deja un comentario

Voy a publicar el artículo completo que Matthew D. Sarrel lo escribió para la revista PC MAGAZINE en español sobre lo vital que resulta elaborar un plan para continuar con el negocio en caso de desastre.

¿Que le sucedería a tu negocio en caso de que ocurriera un desastre? El antiguo adagio “espera lo inesperado” es clave para entender los principios de la planeación para continuar con tu negocio.
Muchos dueños de compañías pequeñas dejan de desarrollar un plan de este tipo porque creen que no pueden pagar los recursos necesarios. Sin embargo, la escasez de recursos hace que el plan sea mucho más esencial. Estos son algunos pasos que puedes seguir para crear uno:

Lo primero que debes entender es que los desastres suceden. Inundaciones, incendios, tornados y terremotos son riesgos cuya probabilidad depende de donde te encuentres, pero nunca es nula. El hecho de decir “si hay un desastre, nos las arreglaremos” es garantía de que fracasarás. Las pequeñas empresas no pueden darse ese lujo. Deben ser creativas.
El dueño o el director general debe dedicarse a desarrollar un plan para continuar con el negocio. No se trata sólo de una cuestión de TI; un desastre afectará todas las líneas del negocio. Por tanto, un plan detallado requiere de la participación de distintos grupos. Deja muy en claro que esperas la contribución de todos, sin importar el departamento en el que trabajen. Además, al distribuir el presupuesto y las labores de todo el personal envía el mensaje de que la compañía está preparada para actuar con rapidez y decisión.

El siguiente paso es realizar un análisis de riesgos. Revisa cada área del negocio y anota los riesgos. ¿Cuanto dinero perderías? ¿Cuántos clientes perderías?. No olvides que necesitas proteger la información electrónica y en papel, como los contratos. Guarda los documentos en papel dentro de un archivero resistente al fuego, sacas copias de todos y guárdalas fuera de la oficina, o bien, escanéalos para almacenarlos en un sistema de administración de documentos.

En muchos casos, el mejor plan de continuidad para empresas pequeñas es un manual de operaciones preciso y actualizado que describa la forma en que manejas el negocio, creas respaldos y manejas la estructura de telecomunicaciones, además de incluir la lista de proveedores y clientes con la información necesaria para contactarlos.
Guarda este manual en un lugar al que tus empleados tengan acceso y donde lo puedan actualizar desde cualquier parte, a la manera de sitio web protegido.

En caso de desastre, es esencial mantener una comunicación abierta. En las horas antes de que ocurra, o durante el siniestro, deberás establecer contacto con tus empleados de manera individual, para explicarles qué está sucediendo, así como para darles las instrucciones pertinentes. Un servicio de mensajes como AlertFind de Message One puede ser muy útil, pero una empresa pequeña con presupuesto limitado puede salir adelante con llamadas telefónicas. Y protege tu información y tus documentos; respalda todo en un lugar fuera de la oficina; crea un sitio web seguro; respalda tus archivos y los de todos tus empleados locales en la unidad C, y no solo en e servidor. No lo olvides.

El hombre que tiene un plan.

Reinhart Koch, asesor de continuidad de negocios de Avaya, ofrece estos consejos:
  • Pide al director general o al dueño del negocio que comprometa a la fuerza laboral y los recursos, y asigna una función a cada persona.
  • Si se presenta un desastre, llama a todos los empleados para mantenerlos al tanto. Utiliza conferencias de vídeo y/o tele conferencias para maximizar las llamadas. Envía mensajes de texto si la red de teléfonos está saturada.

Cuánto cuesta un desastre

Entre 1986 y 2005, los desastres climáticos y de otro tipo dieron como resultado pérdidas que superaron los 278 mil millones de dólares. Este es un análisis de los tipos de desastres y las pérdidas.

Fuente: http://cavaju.blogspot.com/2007/04/que-hacer-en-caso-de-desatre.html

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